Tablas Dinámicas en Excel

Fuera del mundo de los complementos COM y del VBA, las tablas dinámicas son la herramienta más poderosa de la cual dispone el usuario promedio de Excel. Estas permiten tratar cualquier conjunto de datos contenidos en tus hojas de cálculo, casi como si se tratara de una base de datos.

Exploremos los conceptos básicos y usos más importantes relacionados con las tablas dinámicas, desarrollando un par de ejercicios prácticos. Con un poco de entusiasmo y mucha curiosidad verás lo sencillo que es trabajar con esta poderosa herramienta, y seguramente en poco tiempo estarás creando reportes automáticos muy completos.

Sigue paso a paso esta guía descargando el documento con los ejemplos planteados. Puedes usar la pestaña "Datos crudos" para seguir el ejercicio desde cero.

¿Qué son las tablas dinámicas y para qué sirven?

Una tabla dinámica en Excel, es un reporte automático generado a partir de una tabla de datos bien formateada. Permite comparar los diferentes campos contenidos en dicha tabla, respecto a alguna variable categórica contenida en ella. También, da la posibilidad de aplicar varios filtros simultáneos y presentar los resultados de diferentes formas. La mejor parte es que es totalmente dinámico.

Una de las cosas que debes tener presente, es que el principal potencial de las tablas dinámicas se encuentra en el tratamiento de grandes tablas con muchos registros (filas) y campos (columnas), donde trabajar con reportes hechos “a mano” resulta poco práctico.

Un ejemplo muy común de este problema es al momento de presentar reportes de ventas, donde se puede segmentar por vendedor, ciudad, producto, etc. Imagina que estas explorando los datos con un reporte manual y necesitas cambiar el criterio de segmentación o la métrica a visualizar. Eso implicaría un trabajo extra modificando las fórmulas del reporte.

Las tablas dinámicas te liberan de este sobretrabajo, encargándose de todo el proceso sin tener que modificar fórmulas ni mucho menos tocar código VBA.

Procedimiento para crear tablas dinámicas

Todo el proceso parte de una tabla, la cual puedes crear buscando en la pestaña “Insertar” la opción “Tabla” (1). A diferencia de lo que sucede en otras aplicaciones de Office, aquí la tabla no se dibuja, sino que se debe seleccionar el rango de celdas que la conformarán (2). Para finalizar haz clic en Aceptar (3).

Luego, teniendo seleccionada cualquier celda de la tabla creada, vamos a la pestaña “Insertar” y la opción “Tabla Dinámica”. Una vez establecidos los datos de origen (nuestra tabla) y la hoja de cálculo de destino, se mostrará la tabla dinámica propiamente dicha a la izquierda y el organizador a la derecha.

Configuración de la tabla dinámica usando el organizador

Aunque la tabla propiamente dicha es la parte más importante de una tabla dinámica, su corazón funcional es el organizador. En este espacio puedes seleccionar los datos que necesitas y cómo quieres que sean presentados. Primero que todo, para configurar correctamente una tabla dinámica debe hacerse una distinción entre datos continuos, datos discretos y datos categóricos.

1. Datos continuos: Son datos que entre un elemento y otro admiten valores infinitos. Por ejemplo: precios, temperaturas, longitudes.
2. Datos discretos: Son datos que no admiten una cantidad de valores infinitos entre elementos. Este tipo de datos aplica a todo lo que se pueda contar (Número de días, cantidad de hijos, edad). En otras palabras, son valores que no se pueden fraccionar.
3. Datos categóricos: Son aquellos cuyos elementos pertenecen a un limitado número de categorías. Por ejemplo: Color, Género, Profesión.

Esto es importante saberlo, pues has de construir tus filtros y columnas utilizando solo datos categóricos, reservando los datos tanto continuos como discretos para los valores de la tabla. Las etiquetas de fila se usar solo como identificador de cada registro en la tabla.

Ahora ubícate en el organizador y arrastra cada campo hacia su respectivo sitio. Usaremos la columna “Vendedor” como identificador (etiqueta de fila), “Producto” como etiqueta de columna, “Mes” como único filtro de informe y “Monto” como valores a mostrar.

Luego de configurado el organizador, nuestra tabla dinámica quedaría así:

Los filtros de informe te permitirán alternar los diferentes valores basándose en el criterio definido por la columna de filtro, Esto quiere decir, que si tienes una columna de "Año de fabricación", en una tabla de vehículos, puedes filtrar los valores por este criterio.

Al establecer la etiqueta de columna es importante elegir la que identifique mejor cada registro. Es decir, que si tienes una columna DNI y una Nombre de cliente, aunque DNI es un valor unívoco, no es fácil de identificar siendo entonces preferible el uso de Nombre de cliente.

La etiqueta de fila debe indicar el conjunto de categorías que interesan durante el análisis. Ya que si analizamos el rendimiento mensual de los vendedores para cada tipo de producto ofertado, incluir como etiquetas de fila las zonas geográficas atendidas, no tiene sentido.

Uso de las tablas dinámicas

Una vez creada la tabla dinámica toca jugar un poco con sus controles, tanto en la tabla como en el organizador. Específicamente en la tabla, encontrarás las opciones de filtro para filas, para columnas y el filtro global. Mientras en el organizador, es donde ocurre toda la magia, además de permitir el montaje de la tabla también ofrece varias opciones de configuración para cada campo

Con las opciones de filtro puedes suprimir los campos, registros o parámetros adicionales que se hayan configurado en el filtro de informe del organizador.

Para controlar la presentación de los datos el usuario dispone de un cuadro de dialogo especial, desplegado la opción “configuración de campo”.

Ahora que ya conoces el verdadero significado de las tablas dinámicas, puedes seguir formándote paso a paso en el uso de datos tabulares y la automatización de procesos, para mejora la toma de decisiones. Recuerda que cuanto más grande sea tu conjunto de datos, mayor provecho podrás sacarle a esta herramienta.