Rango en Excel

La palabra RANGO es una de las que más oirás hablar en cualquier procedimiento de Excel. Seleccionar, copiar, cortar, pegar un rango de celdas, son operaciones comunes con las que debes familiarizarte para poder trabajar con soltura sobre hojas de cálculo.

Vamos a definir qué es un rango, cómo se utiliza, operaciones básicas y, finalmente, realizaremos un pequeño ejercicio para solidificar todos esos conceptos, porque nada se aprende mejor que lo que se hace.

Antes de comenzar, descarga el documento de Excel con el ejercicio de esta guía:

¿Qué es un rango y cómo se usa?

En Excel, un rango es un grupo de celdas sobre las cuales se puede ejecutar una serie de acciones en conjunto. Estrictamente hablando, las celdas deben ser contiguas (compartir alguno de sus 4 lados) para ser consideradas un rango, pero en la práctica se pueden seleccionar rangos con celdas desconectadas unas de otras, e incluso en diferentes hojas. Sin embargo, para no complicarnos comencemos con el rango en su estado más simple.

Supón que has seleccionado la primera celda (A1), y quieres seleccionar las primeras 5 celdas de la primera fila. En este caso, tan solo tienes que ubicarte con el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda, hacer clic izquierdo sin soltar y “arrastrar” horizontalmente hasta la celda E1. ¿Sencillo, verdad? Y este mismo procedimiento lo aplicarás a cualquier otra selección de celdas contiguas que desees.

Ahora, vamos a hacer algo útil con los rangos. En la hoja “matriz aleatoria” del libro de ejercicios, aplicaremos la función SUMA sobre cada una de las filas y cada una de las columnas, para finalizar aplicando dicha función sobre la matriz completa en el apartado “Suma Total”.

Para refrescar un poco la sintaxis de esta importante función:

=SUMA(número1; numero2;…)

Donde puedes colocar la referencia a cada celda de la matriz por separado, pero por ser algo trabajos, es preferible el uso de rangos en este caso. Para ejemplificar, comenzamos por la primera fila y luego solo debes replicar el mismo proceso con el resto de filas, columnas y luego sobre toda la matriz (por el momento olvida el recuadro rojo):

• Ubícate en la celda amarilla, bajo la primera fila y transcribe la sintaxis de la función SUMA (el programa brinda autocompletado).

• Haz clic sobre la primera celda del rango, en este caso la celda A1. Observa que en cada una de las cuatro esquinas hay marcas de desplazamiento.

• Finalmente, haz clic izquierdo sobre cualquiera de las dos esquinas inferiores (sin soltar el botón) y arrastrala hacia abajo, hasta alcanzar la última celda del rango, en este caso al A5. Cierra el paréntesis de la función y presiona ENTER para terminar el proceso.

Observa el formato que da Excel al momento de seleccionar este rango (A1:A5). Esta es la forma manual de introducir un rango de celdas contiguas en una fórmula.

=celda_inicial:celda_final

Generalmente se acostumbra a usar la forma automática, pero es importante que tengas presente la forma manual al momento de modificar rangos en una fórmula.

Una vez hayas aplicado todas las sumas, deberías tener este resultado:

¿Y la celda en rojo? La usaremos para calcular la suma de la diagonal. Sin embargo, aquí ya no tratarás con celdas contiguas, por lo que es necesario introducir otra sintaxis:

=celda1;celda2;…

Tan solo basta con escribir un punto y coma entre cada celda o rango de celdas para crear rangos compuestos por celdas dispersas. Para el ejercicio que nos ocupa, tendrás que seleccionar una celda, escribir punto y coma, luego seleccionar otra celda, y así sucesivamente.

Profundizando en las operaciones con rangos

Hasta este punto, ya conoces los rudimentos del trabajo con rangos, pero continuemos avanzando, pues quedan algunas características interesantes que pueden resultarte útiles en algunos casos.

Rangos tridimensionales

En la medida que los cálculos se van haciendo más complejos, las tablas contenidas en cada hoja se van relacionando y en algunos casos eso significa aplicar funciones sobre rangos ubicados en diferentes hojas. A este tipo de rango se le conoce como rango tridimensional, pues a las dos dimensiones normales de un rango (filas y columnas), se le suma una tercera dimensión (hojas) que da profundidad al conjunto de datos.

Aunque suena complejo, el proceso es tan simple como ir seleccionando los rangos contiguos en cada hoja, separándolos con un punto y coma, tal como en el caso anterior. En el ejercicio de la “Matriz aleatoria”, se ha agregado la hoja “3ra dimensión” para practicar este apartado.

Al pasar de una hoja a otra, suponiendo que pasamos de la hoja “3era dimensión” a la hoja “Matriz aleatoria”, la fórmula lo refleja de la siguiente manera:

Referencias relativas y absolutas

Cuando se incluye una referencia a una celda, dentro de una fórmula, esta referencia es relativa. Esto quiere decir que si tienes una fórmula en la celda B1 con una referencia a la celda A1, y la copias a la celda B2, automáticamente se desplaza la referencia a la celda A2. Esta es una característica genial en la mayoría de los casos, pero indeseable en otros.

Visualicémoslo desde el punto de vista práctico con un caso uso:

Administramos una casa de cambio, y llevamos un registro de las operaciones sencillo, con el monto a cambiar (en reales brasileños) y el total a pagar (en dólares americanos), a la tasa del día que tiene su propia celda para actualizarla cada cierto tiempo. La fórmula seria:

Pero si “arrastramos” la fórmula para que se copie a lo largo de la columna B, nos encontramos una sorpresa:

Fíjate en la imagen, como Excel nos da un error de “división por cero” (incluso nos pone un recuadro con la advertencia). Mirando el cuadro de fórmula, notarás que no solo se desplaza la referencia de la columna A, sino también la referencia de la columna B (donde está la tasa de cambio). Evidentemente, ese no es el comportamiento deseado.

Para evitar esto se utilizan las referencias absolutas, que inmovilizan la referencia a una celda al copiar una fórmula. En este caso tendríamos que modificar ligeramente la fórmula, encerrando la letra identificadora de la columna entre dos ($):

Rangos aplicados a datos tabulares

Una característica poco utilizada pero que conviene conocer, ya que en algunas circunstancias aporta legibilidad a las fórmulas, es el formato de rangos para datos tabulares.

Comencemos por repasar la forma de crear tablas en Excel:

1. Seleccionar los datos (incluyendo encabezados).
2. Ubica la opción “Tabla” en la pestaña “Insertar”.
3. Dejar el cuadro de diálogo tal cuál y, finalmente, clic en Aceptar.

Al aplicar una fórmula sobre la primera fila de una tabla formateada, se adopta automáticamente una nueva sintaxis que indica el uso de esa fórmula a través de toda esa columna. Y lo que es más importante, al completar la fórmula y presionar Enter, toda la columna se rellena automáticamente.

El concepto de RANGO está entre los más básicos que debes aprender para moverte con soltura entre las múltiples funciones de Excel. Ahora que la conoces mejor tanto en la teoría como en la práctica, seguro podrás hacer algunas operaciones interesantes con tus hojas de cálculo. Mucha suerte, y ¡A experimentar!