¿Qué es Excel?

Mucho se habla acerca de Excel y de su importancia como herramienta de trabajo en la oficina. Pero exactamente ¿Qué es Excel? ¿Cuál es su origen? ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son sus características más importantes?

Antes que nada, debes saber que Excel es un programa perteneciente al paquete de ofimática Office, por lo que debes verificar primero si está instalado en tu computadora. De no ser así, no te preocupes, ya que puedes descargar la última versión desde la web oficial de Office:

A continuación abordaremos todas estas preguntas de la forma más esencial posible, tratando de no omitir los detalles más relevantes, que hacen de esta aplicación la reina de la oficina. Al tratarse de un software de hoja de cálculo, conviene comenzar por el principio: ¿Qué es una hoja de cálculo?

¿Qué es una hoja de cálculo?

Dicho de la manera más simple, una hoja de cálculo es un libro de contabilidad con superpoderes. Pero a diferencia de su contraparte de papel, la hoja de cálculo te permite:

• Trabajar con cantidades masivas de datos
• Establecer fórmulas que se aplican automáticamente
• Tabular y graficar datos
• Organizar y filtrar datos de acuerdo a determinado tipo de criterios
• Establecer formatos condicionales
• Y muchísimas cosas más.

Otra diferencia importante, es que los libros de contabilidad trabajan con el sistema de dos o tres columnas, conocido como doble partida. En cambio, una hoja de cálculo se nos presenta como una sucesión casi infinita de filas y columnas, también llamada matriz, donde cada fila y cada columna se interceptan en un único punto: la celda.

En el caso de Excel, un documento representa un libro con varias hojas de cálculo, donde cada una viene a ser el equivalente a una página en un libro de contabilidad tradicional.

Nota importante: es una buena práctica incluir solo un información relacionada en cada hoja, evitando sobrecargarla innecesariamente. Después es posible utilizar los datos de una hoja en cualquier otra, además de no haber limite en el número de hojas que pueden formar un libro.

La estructura esencial de una hoja de cálculo en Excel tendría un aspecto como este:

Luego de dar un par de pinceladas a la naturaleza de Excel, vamos a repasar algunos detalles importantes de su historia.

Breve historia de Excel

Excel vio la luz en el año 1985, de la mano del entonces incipiente imperio Microsoft, que previamente había estado trabajando en un software llamado Multiplan. Y pese a alcanzar cierta popularidad, este primer ensayo no logro el objetivo propuesto, que no era otro sino destronar al líder del momento: Lotus 1-2-3.

Microsoft pudo cumplir este propósito gracias a que, a partir de su versión 2, Excel tenían presencia tanto en Macintosh como en PC, algo que Lotus 1-2-3 solo pudo lograr mucho tiempo después, perdiendo el factor oportunidad y poco a poco toda su cuota del mercado.

Con una larga trayectoria de más de 35 años en el mercado, Excel ha visto muchas versiones. Si bien algunas solo han presentado cambios mínimos, otras han aportado cambios sustanciales a nivel de experiencia de usuario o soporte para tecnologías complementarias. Después de la versión 1 (su debut), las versiones más importantes han sido:

• 1987: Versión 2 (Con soporte para PC, fue el golpe definitivo para Lotus 1-2-3)
• 1993: Versión 5 (Soporte para Visual Basic mediante VBA, a partir de entonces las posibilidades de Excel se expanden prácticamente al infinito)
• 1999: Versión 9 o Excel 2000 (Soporte para complementos COM)
• 2007: Versión 12 o Excel 2007 (Nueva interfaz gráfica con el uso de la revolucionaria cinta de opciones, además de un nuevo formato basado en XML, mucho más potente que el formato tradicional)
• 2013: Versión 15 o Excel 2013 (Funciones de completado inteligente que agilizan el trabajo repetitivo)

La utilidad de Excel y los límites de su potencial

Como se comentó anteriormente, Excel está inspirado en los libros de contabilidad, por lo que los primeros profesionales en sacarle provecho fueron los contadores. Sin embargo, gracias a la integración con VBA y al uso de complementos COM se ha convertido en una herramienta popular para todo tipo de actividades, desde tareas administrativas hasta labores de ingeniería.

Pero a todas estas, te estarás preguntando:

¿Cuál es la función principal de Excel?

Básicamente recibir un conjunto de datos (numéricos, lógicos, texto, fechas, etc.), procesarlos (filtrar, ordenar, relacionar), transformarlos (mediante operadores y funciones) y devolver algún tipo de resultado útil (un conjunto de datos más reducidos, un único dato o una gráfica).

Es evidente, que el potencial de Excel va más allá de lo anteriormente descrito. Sin embargo, esto cubre la mayor parte de los flujos de trabajo que involucran hojas de cálculo. Para conocer mejor todo lo que este poderoso software es capaz de hacer, vamos a explorar sus características y las partes que lo conforman.

Características y partes de Excel

Lo primero que salta a la vista al momento de abrir un documento de Excel es su sistema de cuadricula, formada por la intersección de filas y columnas. Las filas están identificadas por un numero, mientras las columnas están identificadas por una letra, por lo tanto, cada celda esta identificada por una letra y un numero. Por ejemplo, la primera celda arriba y a la izquierda es la A1, porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.

Ten en mente: el átomo fundamental y unidad mínima de trabajo en Excel es la celda.

Aritmética, funciones y fórmulas

Debido a su naturaleza inicialmente matemática, principalmente enfocada en cálculos financieros, Excel está preparado para realizar operaciones aritméticas muy complejas tanto en una única celda como relacionando varias celdas en una sola.

Pueden realizarse desde las operaciones básicas (suma, resta, multiplicación, división, potenciación) hasta operaciones más complejas usando las célebres funciones preprogramadas, que permiten entre otras cosas:

• Cálculos trigonométricos
• Estadísticas
• Fórmulas de ingeniería
• Fórmulas financieras
• Tratamiento básico de texto
• Búsqueda y referencia en el documento

Probablemente ya habrás captado el potencial de todo esto. En unas sola celda, pueden crearse fórmulas tan complejas y extensas como el problema lo amerite, empleando operaciones básicas y funciones que relacionen varias celdas en una. Esto te permite crear un procesamiento en cascada capaz de transformar un conjunto de datos de cualquier forma imaginable.

Complementos COM

Con la integración de Visual Basic for Applications (VBA) a partir de la versión 5, comenzó una oleada de desarrollos independientes de aplicaciones incrustadas dentro de Excel, conocidas como complementos COM. Estos complementos agrega aún más poder a nuestras hojas de cálculo, convirtiéndolas en potentes herramientas de software.

Muchos de complementos de Excel se han convertido en auténticos clásicos de sus respectivas industrias. Algunas de las más destacadas en su área son:

• Power Pivot (herramienta estrella para labores de Bussiness Inteligence)
• Power Query (Similar a Power Pivot, pero más enfocado en la recopilación y modelado de datos)
• Solver (potente software de optimización para datos tabulares)
• ASAP Utilities (super pack con más de 300 utilidades para realizar acciones especiales en tus hojas de cálculo)
• Analysis ToolPak (Paquete de herramientas enfocadas en el análisis estadístico)

Datos tabulares y gráficos

Si la celda es el elemento atómico de Excel, las tablas son su corazón funcional. Son la estructura perfecta para relacionar pares de datos o para llevar algún tipo de registro, por lo tanto serán útiles para el 90% de las tareas que pueden resolverse con hojas de cálculo.

Crear una tabla en Excel, es tan simple como seleccionar un rango de datos con una fila de encabezados (1) y en la pestaña "Insertar" (2) la opción "Tabla" (3), luego, en el cuadro de diálogo dar clic en Aceptar (4). Esto habilita una serie de opciones para filtrar y ordenar los datos, además de permitir la implementación de las poderosísimas tablas dinámicas.

Otra de las herramientas indispensables en el análisis de datos masivos, es la gráfica. Las gráficas de datos tabulares son la mejor manera de sintetizar datos de forma visual e intuitiva. Permiten extraer información útil que de otro modo sería imposible, ya que resultan más fáciles de comprender que los indices o los estadísticos. Son la herramienta perfecta tanto para análisis exploratorios como para presentaciones de negocio.

Excel, apoyándose en la gran capacidad de procesamiento en la computadoras modernas, permite la generación de gráficos automáticos a partir de los datos contenidos en una o varias hojas. En la pestaña "Insertar" y el grupo "Gráficos" puede encontrar un gran número de gráficas disponibles, que va creciendo con cada nueva versión.

Conclusión

Ahora que conoces lo que es Excel y todo lo que puede hacer por ti, te invitamos a que te sumerjas en esta fascinante aplicación que puede ayudarte a aumentar la productividad de tu día a día. Puede comenzar dando un vistazo a su intuitiva cinta de opciones y profundizar en cada una de las partes que te hemos presentado en esta guía.