Función SI en Excel

Comprobar condiciones es una de las tareas más recurrentes al momento de crear fórmulas complejas en Excel. Para lograr esto existe una función que, aunque en principio es muy sencilla, puede combinarse con otras para darle más flexibilidad y poder. Se trata de la función SI, la cual toma una expresión lógica (verdadero o falso), y permite bifurcar el resultado de una celda en dos o más posibilidades.

Veamos paso a paso como utilizar esta función tan esencial, tanto en su modo más sencillo, como en su modo extendido usando otras funciones lógicas (Y, O, NO). Puedes seguir esta guía, descargando el libro de Excel con los cuatro ejercicios desarrollados:

Función SI (Simple)

En el lenguaje cotidiano son comunes expresiones como “si llueve me quedaré en casa, sino iré al parque”, que pueden generalizarse con la estructura “Si A entonces B, sino C”. Este tipo de expresión define perfectamente la utilidad de la función SI, que en su forma más simple se presenta con la sintaxis:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Dónde:

• prueba_lógica: Se trata de la condición a comprobar. Generalmente implica el uso de operadores lógicos.
• valor_si_verdadero: El valor u operación en caso de que la prueba_lógica resulte verdadera
• valor_si_falso: El valor u operación en caso de que la prueba_lógica resulte falsa

El argumento clave en la función SI es la prueba_lógica, mediante la cual comparamos un valor fijo con el valor contenido en una celda o resultante de una operación. Para realizar esta comparación se hace necesario el uso de los llamados operadores lógicos, que en el caso de Excel son los siguientes:

• Igual (=)
• Distinto a (<>)
• Mayor (>)
• Mayor o igual (>=)
• Menor (<)
• Menor o igual (<=)

Como ocurre con cualquier otro tipo de operador, al aplicarlo se obtiene un resultado, que en este caso es de tipo lógico. Por ejemplo, la expresión 1<2 solo puede tener dos resultados, o es verdadero o es falso, y en este caso es verdadero. Una expresión como 2 + 2 > 1 + 5, es falsa, pues 2 + 2 = 4, 1 + 5 = 6, y evidentemente, 4 nunca puede ser mayor que 6.

Ejercicio 1: Comisiones por venta + bono anual

Pongamos a prueba esta función con un ejercicio muy sencillo. En la hoja “SI Simple” disponemos de una pequeña tabla con las ventas de cada mes para un vendedor. La tarea consistirá en calcular la comisión por venta y el bono anual, basándose en el siguiente criterio:

Para ventas que superen el promedio del año anterior, la comisión será del 25%, sino será del 20%. Por otro lado, si el promedio del año en curso supera al del año anterior, el bono anual será del 10%, de lo contrario será del 5%.

La fórmula para el cálculo de la primera fila quedaría de la siguiente forma:

Un detalle importante para cuando desees copiar fórmulas, “arrastrándolas” en un rango de celdas contiguas, es inmovilizar las celdas que no son relativas, haciéndolas absolutas. Esto se logra, encerrando el indicador de columna entre un par de símbolos ($), como en este caso, donde la celda F1 refleja el promedio del año anterior, en la fórmula se emplea la expresión $F$1 para inmovilizarla.

Para calcular el bono anual, haremos uso de dos funciones de apoyo: la función PROMEDIO y la función SUMA. Aun así, seguimos empleando los mismos principios de la función SI Simple (Condición, Verdadero, Falso).

Función SI (combinada con Y)

Ahora, ¿Qué ocurre si queremos comprobar varias condiciones simultáneamente? En primera instancia, podemos intentar anidar funciones SI una dentro de la otra, pero no es la solución más práctica, ya que complicaría excesivamente la fórmula.

Por ejemplo, esto es un poco verboso y difícil de entender:

=SI(A1=”zapatos”; SI(A2=”deportivos”; “Disponible”; “No disponible); “No disponible”)

Para solucionar esto, utilizamos una función lógica “de apoyo”, la función Y, que permite juntar todas estas condiciones en una sola expresión para usarlas como valor lógico único. Su sintaxis es:

=Y(valor_lógico1; valor_lógico2;…)

El ejemplo anterior quedaría de la siguiente forma (mucho más compacta y legible), usando la función Y:

=SI(Y(A1=”zapatos”; A2=”deportivos); “Disponible”; “No disponible”)

Ejercicio 2: Predicción climática

Para este ejercicio, vamos a suponer un modelo de “predicción” climática muy simple: cuando humedad y temperatura están por encima del promedio la probabilidad de lluvia es alta, cuando ambas están por debajo la probabilidad es baja, y el resto de los casos es media.

Observa que este ejercicio nos plantea tres posibles resultados (alta, media, baja) mientras que las expresiones lógicas solo devuelven dos valores (verdadero o falso). La manera de resolver esto es anidando otra función SI, dentro de la función SI original.

Ten en mente: Excel carece de estructuras condicionales de selección múltiple, por tanto, sabiendo que una función SI solo puede tener dos posibles resultados, por cada resultado adicional necesitarás anidar una función SI.

La función O y su relación con la función Y

Por lo general, la función Y suele resolver el 80% de los casos, pues casi siempre buscamos comprobar que TODAS las condiciones se cumplen para que se produzca un resultado. Sin embargo, en algunos casos lo que se requiere es que AL MENOS UNA de las condiciones sea verdadera. Esa tarea le corresponde a la función O.

La sintaxis de la función O es:

=O(valor_lógico1; valor_lógico2;…)

A diferencia de la función Y, que devuelve Falso siempre a menos que todas las condiciones sean Verdaderas, la función O devuelve Verdadero siempre a menos que todas sus condiciones sean Falsas.

Para poder ver claramente la diferencia entre ambas funciones, encontrarás en la hoja “Y vs O”, un formato para conocer la elegibilidad de un candidato. El criterio propuesto es: debe tener al menos 40 años de edad, y mínimo 10 de trayectoria política, además debe estar casado.

Observa que, de los 5 candidatos, solo uno cumple los tres requisitos, y es el único al cual la función Y le regala un VERDADERO. En cambio, si usamos la función O, solo uno de los candidatos es marcado FALSO, pues todos los demás cumplen con al menos una de las 3 condiciones.

Conclusiones

La función SI, te da la posibilidad de condicionar el contenido de las celdas conforme al contenido de otras. Esto brinda una enorme gama de posibilidades a la hora de automatizar cálculos y generar reportes dinámicos al momento de analizar datos.

En conjunto con el resto de las funciones lógicas, en especial la función Y, están entre las más usadas para casi cualquier tarea, por lo que es una buena idea que te familiarices con ella y explores todo su potencial. Por los momentos, con esta breve exposición ya tienes los fundamentos para comenzar a utilizar esta potente herramienta en todas tus hojas de cálculo.