Formato Recibo pago en Excel
Un recibo de pago es un documento que certifica formalmente un pago. La naturaleza de este pago puede ser una deuda pendiente o algún producto o servicio adquirido, pero lo que debes tener presente es que nunca sustituye a la factura fiscal, pues se trata de dos documentos totalmente distintos. Para agilizar los procesos administrativos es buena idea tener un formato recibo pago en Excel listo para imprimir.
Veamos cuales son las partes que constituyen un recibo de pago y como crear uno fácilmente usando nuestro formato en Excel imprimible con copia automática. Haz clic en el siguiente enlace para descargarlo:
Partes que conforman un recibo de pago
Aunque no existe una forma estándar para confeccionar un recibo de pago, si hay algunos datos clave que no deberían faltar, entre los cuales están:
- Título. Aunque parezca una obviedad, jamás debes olvidar este detalle para que se sepa con qué documento estamos tratando. Esto es útil tanto a nivel administrativo como legalmente.
- Número. Todo recibo debe estar identificado con un número único para fines administrativos, que ayuda a mantener el orden y facilita las búsquedas. Normalmente la numeración puede ser secuencial (1, 2, 3…) También puede ser aleatoria o compuesta por un código estandarizado, lo importante es que no se repita.
- Fecha. Para poder llevar una cronología, e identificar de forma aún más unívoca el comprobante.
- Concepto. Tan importante como saber que se trata de un recibo de pago, es saber lo que se está pagando. De esa forma, queda explicito aquello qué se está pagando.
- Recibí de. Nombre completo de quien entrega el dinero.
- Recibido por. Nombre completo de quien recibe el dinero. En un negocio donde varios tengan potestad para cobrar, este campo es vital, pues permite establecer responsabilidades.
- Importe en números. Es la cantidad de dinero que está siendo cancelada.
- Importe en letras. Para evitar cualquier tipo de ambigüedad es importante incluir un campo para colocar el monto en formato de texto.
Es importante ser claro y conciso al momento de rellenar el formato, además, debes disponer de un original con su copia. El original se quedará con quién está cancelando el importe, y una copia debe quedarse en los registros del negocio que recibe. Esto es más por control administrativo que por disciplina fiscal.
Cómo usar nuestro formato recibo pago en Excel
Nuestro formato incluye dos recibos, uno que funge como original y otro como copia. Es tan simple como llenar los datos en el primero para que se llenen automáticamente en el segundo.
No tienes que preocuparte por llenar el campo de fecha, pues hemos utilizado la función HOY de Excel, para que se llene automáticamente al momento de abrir el documento. Tampoco necesitas preocuparte por rellenar el campo de Importe en letras, ya que una sencilla función personalizada lo hace por ti.
Para que esta función trabaje correctamente, debes ir a la hoja “Opciones” y rellenar el campo “Expresión monetaria” que por defecto está configurado para expresar el monto en dólares. No olvides configurar también el formato monetario de la celda del Importe en números.
Si no sabes cómo cambiar el formato numérico, solo debes ir a la pestaña “Inicio” y buscar los formatos de número de contabilidad. Se desplegará una lista donde tendrás algunos formatos por defecto, pero en la última opción puedes seleccionar cientos de formatos más
En la misma hoja de Opciones, también puedes configurar si deseas la expresión de céntimos en formato fracción o en texto.
Como puedes ver es un formato sencillo pero práctico y muy fácil de usar. Te permitirá ahorrar tiempo al tener siempre a la mano recibos imprimibles que una vez completados sus datos, tan solo necesitarán la firma del receptor.